Η προβλεπόμενη διαδικασία συνοπτικά έχει ως εξής:

Η Επιτροπή θεσπίζει ετήσια προγράμματα εργασίας που καθορίζουν τους στόχους, το χρονοδιάγραμμα της πρόσκλησης ή των προσκλήσεων υποβολής προτάσεων, το σχετικό ενδεικτικό ποσό, το μέγιστο ποσοστό χρηματοδοτικής παρέμβασης και τα αναμενόμενα αποτελέσματα.

Η πρόσκληση υποβολής προτάσεων προσδιορίζει τις επιλέξιμες δράσεις για χρηματοδότηση. Η προκήρυξη δημοσιεύεται στην Επίσημη εφημερίδα της ΕΕ στις Γνωστοποιήσεις (V) και διατίθεται στις ιστοσελίδες της Γενικής Διεύθυνσης Περιβάλλοντος (http://ec.europa.eu/environment/civil/index.htm και http://ec.europa.eu/environment/civil/prote/finance.htm).

Συνήθως, η δημοσίευση γίνεται τους πρώτους μήνες κάθε έτους.

•                Ενδεικτικά, για το 2008, έχουν δημοσιευτεί προσκλήσεις υποβολής προτάσεων για ασκήσεις και δράσεις προετοιμασίας και πρόληψης. Στις ανωτέρω ιστοσελίδες παρέχονται (1) ενημέρωση για τον τρόπο υποβολής προτάσεων και τις θεματικές ενότητες ανά έτος, (2) τα έντυπα υποβολής και (3) ο Οδηγός υποβολής αιτήσεων επιχορήγησης.

•                 Μια φορά το χρόνο διοργανώνεται από την Επιτροπή η Ημερίδα Πληροφόρησης (Information Day), με σκοπό την παροχή χρήσιμων πληροφοριών για την προετοιμασία των προτάσεων.

Καθώς οι υποψήφιες για χρηματοδότηση δράσεις πρέπει να έχουν προστιθέμενη ευρωπαϊκή αξία, πρέπει να αναζητηθούν οι κατάλληλες συνεργασίες. Ως εκ τούτου, η πρόταση πρέπει να στηρίζεται σε διακρατικές, διασυνοριακές, διαπεριφερειακές συνεργασίες. Η διάρκεια των προγραμμάτων δεν πρέπει να υπερβαίνει τους 24 μήνες, ενώ συνήθως δεν υπάρχει ελάχιστη προθεσμία υλοποίησης. Δεν επιτρέπεται η παράλληλη χρηματοδότηση δράσεων από το νέο χρηματοδοτικό μέσο και από άλλους ευρωπαϊκούς πόρους. Γενικά, η ευρωπαϊκή συμμετοχή ανά πρόγραμμα δεν μπορεί να ξεπερνά τα 500.000 ευρώ, εκτός αν αναφέρεται διαφορετικά στον Οδηγό υποβολής. Οι ασκήσεις του Μηχανισμού πολιτικής προστασίας για το 2008 χρηματοδοτούνται κατά μέγιστο με ποσό 1.000.000 ευρώ.

Οι αιτούντες, προτού υποβάλλουν τις προτάσεις τους, καλούνται να ενημερώνουν τις αρμόδιες κεντρικές αρχές πολιτικής προστασίας της χώρας τους, έτσι ώστε να διασφαλίζεται η συμβατότητα μεταξύ των δράσεων που χρηματοδοτούνται στο Κοινοτικό επίπεδο με τις εθνικές πολιτικές για την πολιτική προστασία. Τα έντυπα αποστέλλονται συμπληρωμένα, σε έντυπη μορφή στη Διεύθυνση που προσδιορίζεται στον Οδηγό εντός της καθορισμένης προθεσμίας.